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SES Hospedajes: comunicar viajeros al Ministerio del Interior

Los alojamientos turísticos en España (salvo Cataluña y País Vasco) están obligados a comunicar los datos de cada huésped a la plataforma SES.Hospedajes del Ministerio del Interior dentro de las 24 horas siguientes al check-in, conforme al Real Decreto 933/2021.

La obligación no es nueva en el fondo: la comunicación de viajeros existe en España desde la Orden INT/1922/2003, vinculada al Convenio Schengen y al deber de cooperación policial entre Estados miembros. Lo que cambia con el Real Decreto 933/2021 es el canal —un sistema central digital obligatorio— y el rigor del plazo. Donde antes había un libro-registro físico revisable a posteriori, hoy hay un flujo de datos a SES.Hospedajes que opera 24/7 y deja trazabilidad completa de cada envío, cada rechazo y cada plazo incumplido.

Qué hacer al recibir un huésped

El procedimiento mínimo para cumplir con la obligación de comunicación de viajeros consta de cinco pasos. Cada estancia, sin excepción, los recorre todos.

1. Identificar al huésped. Recoger documento de identidad (DNI, NIE o pasaporte) de cada viajero mayor de 14 años. Para el DNI español se necesitan dos números distintos: el número del documento y el número de soporte. El número de soporte —impreso bajo la fotografía en los DNI emitidos desde 2015— cambia con cada reemisión del documento, por lo que un DNI antiguo y uno nuevo del mismo titular tendrán número de soporte distinto. Pasaportes y NIE no usan este segundo número; en esos casos basta con el número del documento.
2. Capturar los datos del Anexo I. Hay diecisiete campos por viajero, incluidos nombre, apellidos, fecha de nacimiento, sexo, nacionalidad, documento, fecha de entrada, fecha prevista de salida, número de viajeros y dirección del establecimiento. Las fechas se entregan en formato ISO 8601, la nacionalidad en el código ISO 3166-1 alfa-3 y el sexo con los valores admitidos por el esquema oficial. Los datos de pago —medio de pago y, en su caso, los cuatro últimos dígitos de la tarjeta o IBAN— forman parte del envío para reservas pagadas con tarjeta, no para las pagadas en efectivo.
3. Obtener la firma del viajero. Cada huésped de 14 años o más debe firmar el parte. La firma puede ser manuscrita en papel o electrónica (incluido el flujo de pre-check-in con confirmación por OTP). La firma la conserva el host; no se sube al portal. El sistema central recibe los datos estructurados; el respaldo de la firma —imagen de la firma manuscrita o evidencia electrónica del consentimiento— queda en el archivo del establecimiento y se exhibe únicamente ante requerimiento. Sin firma archivada, la comunicación electrónica pierde su soporte y un eventual control puede tratarla como inexistente.
4. Enviar a SES.Hospedajes en 24 horas. El acceso al portal requiere Certificado Digital FNMT o Cl@ve. El envío puede hacerse por formulario web, carga de fichero XML o API REST. El plazo es de 24 horas desde la entrada efectiva, sin pausas por fines de semana ni festivos. Entrada efectiva significa el momento en el que el huésped llega físicamente al alojamiento, no el momento en el que se confirmó la reserva ni el del pago. Si la entrada se produce a las 22:50 de un viernes, el plazo vence a las 22:50 del sábado, sin tolerancia administrativa.
5. Conservar el expediente durante 3 años. Los hosts profesionales —los inscritos en el registro turístico autonómico— deben guardar el parte firmado y el acuse de envío durante tres años desde el final de la estancia. Los no profesionales no tienen este deber de archivo, pero sí el de comunicación. El acuse de envío que devuelve SES.Hospedajes contiene un identificador único y un sello de tiempo: ese par —parte firmado y acuse con timestamp— es la prueba operativa de cumplimiento ante una inspección y debe poder localizarse por huésped y por estancia.

Casos particulares

La operativa estándar cubre la mayoría de las estancias, pero algunas situaciones requieren un tratamiento específico. La regla general es que el plazo de 24 horas no se suspende por el tipo de huésped ni por la vía de reserva.

Si el huésped no tiene DNI ni pasaporte — en la práctica, esto se produce con menores acompañados de sus padres. Los menores de 14 años no firman y, en muchos casos, no aportan documento; el operador comunica al menor con los datos del progenitor responsable indicados como representante, sin firma. Para menores entre 14 y 18 años con documento propio, la firma sí es exigible.

Si el huésped extiende la estancia — la comunicación inicial cubrió desde la fecha de entrada hasta la fecha prevista de salida. Si la salida real es posterior, no es necesario reenviar el parte: la fecha de salida prevista es un campo orientativo. Si lo que cambia es la entrada efectiva (el huésped llega un día después de lo reservado), se comunica con la fecha real, no con la de la reserva.

Si el huésped llega un domingo a las 23:00 — el plazo corre igual. Las 24 horas se cuentan desde la entrada efectiva, no desde el siguiente día hábil. En la práctica, esto obliga a tener acceso a SES.Hospedajes operativo siete días a la semana o a delegar el envío en un sistema automatizado. Confiar en que se enviará "el lunes a primera hora" significa, en este ejemplo, llegar a las 23:00 del domingo siguiente al límite del plazo: el inicio del lunes laborable cae dentro de las primeras horas, pero la franja entre 23:00 del lunes y la apertura efectiva del trabajo el martes ya está fuera.

Si la reserva vino por Airbnb o Booking — la plataforma comunica la reserva a SES por su lado, como remitente independiente. Eso no exime al host de comunicar la entrada efectiva. Plataforma y host son remitentes distintos en el sistema; los dos envíos son obligatorios y se hacen con identificadores diferentes. Cuando la plataforma cancela la reserva o registra un no-show, lo notifica también; pero la entrada efectiva —que sólo el host puede confirmar— sigue siendo deber suyo.

Si el envío es rechazado — el portal devuelve uno o varios códigos de error indicando el campo afectado. Hay que corregir y reenviar; mientras el envío no esté aceptado, no se considera realizado y el plazo sigue corriendo. Los rechazos más frecuentes son: confusión entre número de DNI y número de soporte, nacionalidad fuera del formato ISO 3166-1 alfa-3 y fechas en formato no ISO 8601. Un envío rechazado no genera registro válido a efectos sancionadores; el incumplimiento del plazo se computa por la primera comunicación aceptada, no por el primer intento.

Si el propietario es extranjero sin NIE — no podrá obtener Certificado FNMT ni Cl@ve por la vía ordinaria. La solución contemplada por la norma es designar a un representante autorizado (gestoría, property manager o servicio especializado) con sus propias credenciales, e inscribir el apoderamiento antes de la primera comunicación. La designación se hace mediante poder notarial o documento equivalente y se conserva en el expediente del establecimiento; el representante asume operativamente el envío, pero el sujeto obligado a efectos sancionadores sigue siendo el titular de la actividad.

Plataformas de intermediación

Airbnb, Booking, Vrbo, Expedia y cualquier otra plataforma digital de intermediación tiene una obligación específica y separada: comunicar a SES.Hospedajes cada reserva confirmada y cada cancelación, en un plazo de 24 horas desde el evento. Esta comunicación se hace con un alta de remitente diferenciado y un esquema de datos propio, centrado en la reserva y no en la entrada física.

Para el host, esto significa dos cosas. Primero: incluso si toda su actividad pasa por una plataforma, debe comunicar él mismo la entrada efectiva de cada huésped. La comunicación de la plataforma cubre la reserva, no el check-in. Segundo: enviar como host con identificador de plataforma —o viceversa— provoca un rechazo del sistema. El rol del remitente forma parte del esquema y debe coincidir con el alta utilizada. En la práctica, esta separación se traduce en dos cadenas de cumplimiento que sólo se solapan en el dato: la plataforma responde por la reserva y por su comunicación; el host responde por la entrada y por la suya. Una inspección puede comparar los dos extremos y detectar incoherencias —por ejemplo, una reserva confirmada por la plataforma cuya entrada nunca se comunicó por el host, lo que normalmente significa que el huésped llegó pero el parte no salió.

Lecturas siguientes

• Qué es SES.Hospedajes — qué hay detrás del portal, quién lo gestiona y a quién obliga.
• Cómo funciona la comunicación de viajeros — del alta del establecimiento al envío del parte, paso a paso.
• Sanciones por incumplimiento — el cuadro de infracciones leves y graves del régimen.
• Preguntas frecuentes — diez respuestas habituales sobre Cl@ve, certificados, conservación y PMS.